Bienvenidos al universo School Pack


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2 Bienvenidos al universo School Pack Sistema de información integral para instituciones educativas

3 Día tras día el hombre marca la pauta en el sendero de la evolución, siendo su capacidad de inventiva y la posibilidad de transmitir sus conocimientos, el pie de marcha para seguir adelante. Upware Soft, consciente de esta necesidad, ha desarrollado School Pack, un sistema que te ayuda a coordinar, programar y evaluar los procesos educativos de tu Institución. Con una amplia gama de servicios, que permiten centralizar los procedimientos, administrar las tareas e implementar un alto nivel de seguridad sobre la información de tu sistema educativo. Un grupo de profesionales altamente calificados, te brindan soporte en todo momento, orientando la solución que más se adecúe a tus necesidades. Te invitamos a realizar el recorrido por un mundo de soluciones que School Pack te brinda, presentándote uno a uno los módulos de nuestro sistema, e identificando por qué, School pack es el sistema líder en el mercado en el desarrollo de sistemas de información del sector educativo. 3

4 Ventajas y beneficios Maleabilidad vinculándose con la tecnología usada en su Colegio. Adaptabilidad a los distintos modelos educativos y administrativos de su Colegio. Integración con el manejo de las operaciones en un sistema centralizado de información, que asegura la funcionalidad, eficiencia, eficacia y alta seguridad. Actualización de acuerdo a las nuevas reglamentaciones y políticas de las Entidades Estatales como el Ministerio y la Secretaría de Educación. Respaldo con larga trayectoria de acompañamiento a Instituciones en donde el manejo de la información es crítico, fundamentado en nuestro principio de establecer relaciones de largo plazo con nuestros clientes. Garantías De Programación. UPware Soft garantiza que todo su software esta libre de errores de programación y que ha sido probado satisfactoriamente durante más de 14 años, en las más importantes Instituciones Educativas del país. Actualizaciones de Ley. UPware Soft garantiza que todo su software esta libre de errores de programación y que ha sido probado satisfactoriamente durante más de 14 años, en las más importantes Instituciones Educativas del país. Actualizaciones del Programa. UPware Soft desarrolla actualizaciones periódicas, de manera dinámica con nuestros clientes, de acuerdo a sus sugerencias. Estas actualizaciones son publicadas en nuestro portal para que nuestros clientes puedan descargarlos de manera rápida, efectiva y eficaz. Software en Crecimiento. Gracias a las actualizaciones y desarrollos periódicos sobre el aplicativo, usted adquiere un sistema que está en continuo crecimiento de acuerdo a las exigencias del mercado. 4

5 Metodología ASESORÍA IMPLEMENTACIÓN CAPACITACIÓN Brindamos una completa asesoría para garantizar la correcta implementación del aplicativo, así como la reducción del impacto que se genera dentro del manejo y gestión de los procesos al interior de la Institución. El proceso se inicia con el inventario de los recursos disponibles en sistemas de información en cada dependencia (hardware, software, red) y el diagnóstico de los requerimientos en ésta área. Una vez listos los recursos, se realiza la instalación en los computadores habilitados para tal fin y en el servidor, así como las pruebas de funcionamiento. La capacitación se imparte de manera presencial mediante sesiones prácticas, para que los usuarios finales adquieran el dominio necesario en el manejo de la aplicación. El material tutorial es muy amigable y detallado, en él se muestran todas las operaciones que se realizan en cada una de las pantallas, lo que garantiza una efectiva y cómoda capacitación del usuario. 5

6 Proceso de implementación del sistema INICIO DE PROYECTO COMITE COORDINADOR CRONOGRAMA COMPROMISOS DE INICIO LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS Requerimientos iniciales de la institución: Valoración académica Modelo académica Otras características Parametrización del sistema de acuerdo a los requerimientos iniciales de la institución DISEÑO DESARROLLO Desarrollo de modificaciones y reportes que surjan de la parametrización del sistema que hayan sido acordados Instalación de servidor Capacitación a usuarios Retroalimentación de la capacitación para resolver inquietudes IMPLEMENTACIÓN Retroalimentación Capacitación Instalación MIGRACIÓN Digitación Importación PUESTA EN MARCHA Valoración académica Modelo económico Otras caracterìsticas 6

7 Configuración de licencia School Pack 2000 SECCIÓN FUNCIONAL Incluye los Módulos que tienen que ver con la labor puramente académica y administrativa de la Institución. SECCIÓN PERIFÉRICOS Y ADICIONALES Incluye los módulos que complementan la razón social de la Institución. SECCIÓN TECNOLÓGICA Son módulos diseñados para funcionar con las ventajas y beneficios de Internet. School Pack Básico Registro y Control de Alumnos Registro de Institución y Sedes Talento Humano Seguridad Matrículas Programación School Pack Académico Diseño de Producto Valoración en Red Escenarios School Pack Financiero Tesorería Interfaz Bancaria Evaluación Institucional Bienestar Estudiantil Recursos Físicos y Materiales Valoración por discos / USB Admisiones Transporte POS de Venta Eventos Bibliotecas Consulta Catalogación School Pack WEB Académico Financiero Tareas Bienestar Atención a Padres Valoración WEB Horarios GP Untis School Biométrico Control de Acceso 7

8 Esquema de módulos School Pack SEGURIDAD REPORTES CONEXIÓN CONTABILIDAD CONEXIÓN BANCOS TESORERÍA PREINSCRIPCIÓN MATRíCULAS ADMISIONES PREIMATRÍCULA TALENTO HUMANO VALORACIÓN REGISTRO Y CONTROL DE ALUMNOS REGISTRO INSTITUCIÓN Y SEDES VALORACIÓN POR RED VALORACIÓN POR DISCO DISEÑO DE PRODUCTOS RECURSOS FÍSICOS Y MATERIALES ESCENARIOS VALORACIÓN POR MAIL PROGRAMACIÓN BIBLIOTECA HORARIO TRANSPORTE REGISTRO DE INSTITUCIÓN Y SEDES CATALOGACIÓN PUNTO DE VENTA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL BIENESTAR INSTITUCIONAL CONSULTA SCHOOL PORTAL SCHOOL WEB SCHOOL BIOMÉTRICO TIENDA VIRTUAL MÓDULO ECONÓMICO ATENCIÓN A PADRES MÓDULO ACADÉMICO MATRÍCULAS WEB ADMISIONES WEB ACTUALIZACIÓN BIBLIOTECA BOTÓN DE PAGOS DE DATOS TAREAS HORARIOS 8

9 Breve descripción de School Pack.Administración y Seguridad Este módulo permite centralizar la creación y gestión de las operaciones de los usuarios, permitiendo seleccionar niveles de seguridad para el acceso y manejo de la información a través de la utilización de claves y perfiles de usuario. Así mismo, determina la estructura del desempeño de las actividades a desarrollar dentro del sistema, como la parametrización del entorno WEB, la creación de los períodos académicos, validando las fechas de los períodos de valoración, el envío de correos electrónicos para mantenerte en contacto con cada uno de los estamentos partícipes dentro de la Institución, generando un ambiente de agilidad en la línea de información..registro y Control de alumnos Solución enfocada a gestionar y agrupar la información del estudiante, parametrizando aspectos como su información personal, historia académica y disciplinaria, sus datos de origen y ubicación, y su información socioeconómica. Al tiempo que hace énfasis en la persona responsable del estudiante, indicando sus egresos e ingresos y actividades económicas..talento Humano Gracias a este Módulo, es posible identificar cada uno de los miembros de la Institución, a través de su proceso de registro, los organiza en tres grandes grupos: instructores (docentes), empleados y personas en general; realiza un proceso secuenciado de admisión del talento humano que manejará las instancias académicas y laborales, puntualizando en las fortalezas de cada uno de ellos..registro de Institución y Sedes Este módulo te permite identificar y ubicar tu Institución dentro del sistema de información. Registrando no solamente la entidad principal, estamento Rector, y modalidad de educción sino las sedes adscritas a ella y con esto el currículo, metodología, tipo y nivel de enseñanza impartida por la Institución..Admisiones Con este módulo será posible realizar un proceso de selección de los estudiantes que ingresan a la Institución; es una actividad necesaria para el cumplimiento de los objetivos institucionales, siendo conocedores de la importancia del proceso, School Pack presenta el Modelo de Admisiones como alternativa en la selección de personal, configurando una prueba de admisión que abarca los aspectos generales y específicos que se deseen evaluar. A través de la herramienta aspirantes, se permite no solo registrar a la persona, para realizar el proceso de admisión, sino que una vez es conocido que el aspirante es seleccionado, ingresa registrado a la Institución, tan solo con un click de vinculación..matrículas Todo sistema educativo debe contar con una posibilidad fácil y dinámica en cuanto al manejo del proceso de matrícula en una Institución. School Pack soluciona de una forma puntual este procedimiento con la aplicación del módulo de matrículas Colegios, permitiendo asignar, retirar y reintegrar los estudiantes a la Institución. Verificando los pagos de los diferentes servicios a nivel de educación, y ampliando la posibilidad de explorar el campo no formal. 9

10 .Configuración Económica (Tesorería) Uno de los puntos críticos de toda Compañía o Institución consiste en la aplicación correcta de su modelo económico, la generación de intereses, los diferentes movimientos, la creación de cuentas de cobro, anulaciones, notas débito, y los diferentes cruces de cuentas necesarios para tener una gestión de la información óptima, eficaz y pertinente la hora de tomar decisiones. El modelo económico de School Pack permite, de manera aplicada, generar los servicios por los cuales se ha de realizar cobro con la utilización de distintos modelos de generación de intereses y las fechas de los cobros de los mismos, permite la realización de consultas de los diferentes movimientos como recibos de caja, notas crédito y debito y cuentas por cobrar, al tiempo que genera los diferentes reportes para verificar la información almacenada en la base de datos. Todo lo anterior abarcado en un entorno propio diseñado por el usuario que le permite parametrizar sus campos de acción, y unido a una amplia gama de exportadores que permiten vincular la información del modelo económico con otros sistemas como aplicativos de contabilidad. cia de las actividades propuestas y al padre de familia brindarle un medio de verificación. Todo lo anterior enmarcado en un ambiente de desarrollo web (School Pack WEB) que facilita la visualización y el desenvolvimiento en el desarrollo de las actividades curriculares..diseño (Configuración académica) Este módulo te permite estructurar de una manera ordenada todos los aspectos de la generación del programa académico o P.E.I. (Proyecto Educativo Intitucional), por medio de sus funcionalidades de creación de programa, asignaturas y grados; parametriza los rangos de valoración y permite agregar logros, indicadores de logro y desempeños, para que sean asignados de forma encadenada a cada asignatura..programación Este módulo de gran funcionalidad dentro del sistema, te permite crear los períodos académicos, la asignación de las materias y docentes a los grados, generación del horario para ubicación del talento humano, entre otras; Todo esto a través de su estructura de productos programados. Genera una organización de las actividades por medio de la programación de calendario y eventos. Interactúa con los demás estamentos institucionales, por medio del envío de las circulares generales y particulares. Soluciona de manera efectiva la comunicación de investigaciones, trabajos y tareas de nuestros estudiantes, permitiendo al docente, dejar una referen- 10

11 .Valoración Cada estamento de educación, cuenta con un modelo de valoración; al implementar nuestro sistema, este se adapta fácilmente a las necesidades de la Institución, contando con una gran cantidad de modelos valorativos cualitativos y cuantitativos, que permiten moldearse a cualquier modelo de valoración cumpliendo las expectativas de evaluación..horarios GP Untis La aplicación GP-Untis Integrada a School Pack, le permite planificar los recursos físicos y humanos de su Institución. Generando múltiples opciones de horario basado en las restricciones particulares de cada entidad. Esta herramienta redunda en ahorro de tiempo y recursos utilizados generalmente en esta operación. Las operaciones básicas del módulo comprenden la parametrización del horario, el ingreso de datos, generación del horario, impresión de resúmenes y estadísticas, horarios por curso, profesores, aulas y materias..transporte El desplazamiento de los estudiantes es otro aspecto tenido muy en cuenta en School Pack. Gracias a este módulo, el sistema brinda la posibilidad de crear, organizar y visualizar rutas, paraderos y direcciones, optimizando los tiempos de desplazamiento de los estudiantes. Adicionalmente, estructura y fomenta la seguridad, por medio del control de pólizas y documentos legales, programa de mantenimiento e información de los vehículos. Asigna pasajeros a las rutas, indicando si los usuarios deben ser devueltos puerta a puerta, punto fundamental cuando manejamos infantes pequeños..punto de Venta POS Unido al módulo de recursos físicos se presenta la opción para convertir el manejo de inventarios y almacenes en modelo de comercio, función primordial del módulo de ventas, unificar los registros y convertir estos ítems de almacenamiento en elementos viables a la compra y venta, generando consigo un valor agregado, ya que a través del mismo módulo se puede realizar no solo el registro de los inventarios de una Institución sino también abrir la posibilidad a una tienda escolar..bibliotecas Cada estamento educativo está fundado sobre bases de conocimiento, y no existe ejemplo más descriptivo que el área de biblioteca en una Institución, buscando que todos los niveles educativos tengan acceso, de forma controlada y exista una referencia exacta de la cantidad y tipo de material bibliográfico; School Pack Presenta su módulo de catalogación en biblioteca: Una herramienta practica, diseñada a solucionar los inconvenientes presentados en los formatos de almacenamiento y registro de libros, utilizando el último sistema de catalogación, el sistema MARC, que utiliza los tags como herramienta fundamental para el registro e identificación de documentos. Adicionalmente, el módulo de catalogación en Biblioteca permite al usuario realizar catalogaciones rápidas, e indagar el registro de material bibliográfico en otras entidades del mismo orden a través de la utilización del protocolo Z Realizar préstamos, registrar usuarios, imprimir los stikers tipo zebra, para la identificación de cada material bibliográfico al momento de la catalogación. Todo esto unido a una gran cantidad de herramientas, puntuales que diversifican los parámetros a nivel de almacenamiento y registro documental..consulta Bibliotecas Buscando la manera específica de liberar la carga en la búsqueda de la información en las áreas de la biblioteca y direccionarla específicamente a los interesados de la información, se ha generado el módulo de consulta en Biblioteca, el cual permite 11

12 verificar la existencia de un material bibliográfico en particular, su disponibilidad y posterior reserva en el caso de encontrarse disponible. Así pues este módulo es de útil importancia en la medida de la aplicabilidad que se da para la búsqueda y reserva de documentos, agilizando los procesos de préstamo de material bibliográfico..recursos físicos y materiales Cuantificar, es el punto inicial para reconocer lo que tenemos y lo que podemos ofrecer, con esta premisa School Pack abandera su módulo de Recursos Físicos como herramienta en la solución de los inconvenientes generados en el proceso de inventarios, identificando tres aspectos fundamentales, los ítems de almacenamiento, los almacenes y los escenarios, como punto de partida para la gestión de procesos de cuantificación y cualificación de los recursos. Al mismo tiempo distribuyendo y registrando cada uno de los movimientos que se realizan dentro de estos almacenes, permitiendo identificar cada elemento por medio de un sticker de registro en el almacén..eventos Controlar los servicios de Cafetería y acceso a eventos especiales, se ha convertido en el punto inicial de sostenimiento de los estudiantes en la Institución, nuestro sistema involucra estos dos factores realizando un control a los accesos de los servicios y determinando tanto cantidad como valor de estos servicios, se encuentra íntimamente ligado con nuestro modelo económico ya que los eventos y la cafetería son tomados como servicios dentro de la Institución, servicios que generan cobros, y que pueden ser asignados de manera periódica o individual a los asistentes..evaluación institucional Permitir visualizar el desempeño de un producto, un servicio, un instructor o un cliente, son parámetros fundamentales para verificar la eficacia de nuestra labor educativa, por este motivo School Pack presenta su módulo de evaluación, el cual permite realizar encuestas, orientadas por medio de preguntas de diferente nivel, (respuesta única, alfabética, abierta etc.) unificarlas a los conceptos de aspectos generales y específicos y realizar una creación básica de una encuesta que será aplicada a un elemento particular, generando una exportación para su posterior tabulación y una impresión inicial de la encuesta realizada..bienestar estudiantil Buscando la posibilidad de generar un ambiente de bienestar en la comunidad Educativa, Upware Soft, ha diseñado el Módulo de Bienestar estudiantil que estimula la interrelación entre tres grandes áreas de una Institución, Enfermería, Coordinación y Psicoorientación cada una de ellas implementada para ser apoyo en las diferentes actividades académicas. Permitiendo con el área de enfermería aplicar los conceptos de salud, con la coordinación, indagar en los motivos de ausencias, retardos y faltas y estimular la salud mental de nuestros estudiantes, a través del módulo de Psico-Orientación..Valoración WEB Este módulo es la evolución descentralizada de la valoración académica de su Colegio, mediante el acceso a Internet, sus docentes podrán valorar en línea a los alumnos con el mismo ambiente del módulo de Valoración de School Pack, con las siguientes ventajas: Creación de logros por materia. Valorar las materias por: 17 modelos de valoración: por logros e indicadores, por cualidades, por desempeños, ya sea cualitativamente o cuantitativamente. 12

13 .School Pack WEB School Pack Web es un completo sistema de comunicación que garantiza y facilita la fluidez de la información entre el Colegio y las familias vía WEB, al gestionar los datos generados diariamente y al permitir realizar las siguientes operaciones: Generación de perfiles de usuario, en los cuales la Institución puede determinar las secciones que se desplegarán a cada uno de los visitantes: estudiantes, padres de familia, docentes o acudientes. Restringiendo o permitiendo el acceso a la información. Publicación económica. de información académica y Consulta de los estados de cuenta de los alumnos. Generación de correos electrónicos a grupos de usuarios (familias, docentes, etc.) Publicación del calendario de actividades del Colegio. Consulta de la disponibilidad de libros y recursos de la Biblioteca. Consulta del horario académico de cada alumno. Actualización de información personal. Envío y consulta de tareas, actividades y observaciones de cada alumno. Realización de procesos transaccionales que involucran la cancelación de los cobros generados por la prestación del servicio de educación, a través del botón de pagos vía internet. 13

14 .Atención a Padres WEB Una de las características más importantes en el desarrollo de la estructura de atención a las solicitudes a los padres de familia, ha sido enfocada en el desarrollo del módulo de atención a padres ya que por medio de este se realiza una descripción de la solicitud por parte del padre de familia, que dentro del módulo se denominará incidente, esta solicitud podrá ser dirigido a una persona en particular, con una prioridad y una clasificación que serán determinadas como utilitarios. Presenta este módulo entonces el medio de comunicación entre el padre de familia y el docente para llevar a buen término dichas solicitudes..control de Acceso Los módulos anteriormente mencionados enfocan sus herramientas a la solución de aspectos básicos para el manejo de una entidad educativa, sin embargo, existiría una falencia en caso de no contar con una herramienta de fácil manejo, que permitiera controlar el nivel de seguridad en cuanto al acceso de personal a la Institución se refiere. Viendo esta necesidad Upware soft ha incorporado en su sistema el módulo de Control de acceso que permite limitar accesos, controlar entradas y horarios y determinar áreas para los visitantes y empleados de la Institución, al tiempo que generar los reportes de llegada de los usuarios y movimiento de los visitantes. 14

15 UPware Soft Ltda. Calle 1 No Chía, Cundinamarca Colombia Tel. (57-1) / 67 / 65 School Pack 2000 es un producto de UPware Soft Ltda. Todos los derechos son resevados

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